Приказы, регламентные формы

В составе системы документооборота важную роль играет скорость создания и обработки информации. Для целей "ускорения" движения документа специалистами нашего Агентства осуществляется унификация регламентных документов различного назначения и разрабатываются их формы, шаблоны и образцы.

К тому же, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" рекомендует в целях оптимизации делопроизводства унифицировать все процессы по созданию и движению документов: структурировать виды документов, их форму, сроки хранения, правила подписания и многое другое.

В качестве субъектов унифицированного документооборота выступают:

• приказы (по основной деятельности, по кадрам, по административно-хозяйственной деятельности)
• распоряжения
• инструкции
• договоры и контракты (по личному составу, с контрагентами)
• правила и положения
• решения
• постановления
• указания
• поручения
• справки
• пояснительные, объяснительные, докладные, служебные и сопроводительные записки
• акты
• доверенности
• служебные письма (внутренняя переписка)
• исходящие письма
• протоколы
• отчеты
• заявления
• личные дела по кадровому составу
• электронные письма и т.д.

В рамках создания системы документооборота формируется Политика управления документами, которая включает в себя:

• утверждение перечня типовых документов
• составление требований к оформлению документа
• разработку единых типовых форм и шаблонов
• формирование последовательной цепочки движения документа
• утверждение правил регистрации, согласования и хранения документа

Типизация и приведение системы документов к единому стандарту позволяет значительно сократить время на их оформление и сопровождение как в бумажном, так и в электронном виде.

Мы предлагаем разработку типовых образцов различных видов документов в соответствии с правилами делопроизводства и государственным стандартом.