Версия для печати

Документооборот

Во многих компаниях не уделяется должное внимание созданию системы документооборота, хотя благодаря ей структурируются, систематизируются и регламентируются многие процессы. Например, движение сотрудников (прием на работу, отпуск), взаимодействие отделов между собой (производственные, бухгалтерские, кадровые и другие приказы) и взаимодействие с другими организациями (заказчиками, поставщиками, государственными органами). Все управленческие, коммерческие, кадровые и бухгалтерские решения на предприятии должны иметь информационную поддержку, другими словами - документально подтверждены. От правильного оформления той или иной хозяйственной операции любого уровня определяются взаимоотношения с другими организациями, зависит репутация руководящего состава перед сотрудниками, решаются внутренние организационные вопросы.

Схема документооборота на предприятии

Система документооборота - это разнонаправленная система с прямой и обратной связью. Связать и документально оформить разнонаправленные и разноуровневые технологические процессы - вот наша основная задача.

Мы понимаем важность организации движения документов, ведь благодаря им создается платформа для управленческого и финансового учета бизнес-процессов, что, в конечном счете, ведет к эффективному менеджменту и слаженной работе всего предприятия в целом.

В рамках создания системы документооборота нашими сотрудниками проводятся следующие работы:

  • структурирование горизонтальных (операций одного уровня) и вертикальных (разноуровневых) связей на предприятии
  • определение этапов обработки документации и налаживание работы цепочки движения документа (секретарь, делопроизводитель, исполнитель, руководитель, контрагент)
  • организация делопроизводства и разработка порядка движения документа (создание, регистрация, контроль, систематизация и хранение документов)
  • определение и разграничение внешнего и внутреннего контура документооборота
  • систематизация входящей и исходящей документации
  • классификация и систематизация документов по функционалу (производственные, кадровые, бухгалтерские, коммерческие), по форме исполнения (типовые/не типовые), по срочности исполнения, по виду документопотока (входящие, исходящие, внутренние)
  • выделение и систематизация из общей массы управленческой документации (организационных, распорядительных и справочных документов)
  • регламентирование оформления и регистрации входящей и исходящей документации

Документооборот может вестись как на бумажных носителях, так и на цифровых с применением автоматизированной системы учета. Последний вариант является наиболее современным способом, который, к тому же, позволяет оперативно обрабатывать документы и сокращает время работы над ними. (подробно см. здесь)

По результатам анализа и рационализации документооборота наши специалисты разрабатывают инструкции и положения по делопроизводству и осуществляют внедрение этих "знаний" в практическое функционирование предприятия. Так, мы показываем, рассказываем и учим, как следует обращаться с документом вне зависимости от его специфики, чтобы он (документ) приносил лишь пользу, а не создавал дополнительную бюрократическую проволочку даже в рамках одной организации.

Все разработанные правила организации документооборота и ведения делопроизводства соответствуют нормативным стандартам РФ:

  • Федеральному закону "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 N 149-ФЗ
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ИУС 6-2014)
  • ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (ИУС 5-2017)

В портфель наших услуг входит организация документооборота (централизованного и децентрализованного) в следующих сферах:

  • бухгалтерский учет
  • учет основных средств
  • управление предприятием
  • кадровый документооборот
  • коммерческий документооборот (входящая и исходящая документация)
  • производственно-технический документооборот
  • документооборот по взаимодействию с вышестоящими инстанциями (налоговые службы, различные контролирующие органы)

Благодаря внедрению рациональной системы документооборота сокращается маршрут движения документопотока, а именно количество служб (отделов), задействованных в обработке документов, и обеспечивается последовательность и единообразие движения документации.

Написать нам


Ваше имя

Ваш Email

Телефон

Ваше сообщение

Прикрепить файл

Введите число 7822

Услуги