Во многих компаниях не уделяется должное внимание созданию системы документооборота, хотя благодаря ей структурируются, систематизируются и регламентируются многие процессы. Например, движение сотрудников (прием на работу, отпуск), взаимодействие отделов между собой (производственные, бухгалтерские, кадровые и другие приказы) и взаимодействие с другими организациями (заказчиками, поставщиками, государственными органами). Все управленческие, коммерческие, кадровые и бухгалтерские решения на предприятии должны иметь информационную поддержку, другими словами - документально подтверждены. От правильного оформления той или иной хозяйственной операции любого уровня определяются взаимоотношения с другими организациями, зависит репутация руководящего состава перед сотрудниками, решаются внутренние организационные вопросы.
Система документооборота - это разнонаправленная система с прямой и обратной связью. Связать и документально оформить разнонаправленные и разноуровневые технологические процессы - вот наша основная задача.
Мы понимаем важность организации движения документов, ведь благодаря им создается платформа для управленческого и финансового учета бизнес-процессов, что, в конечном счете, ведет к эффективному менеджменту и слаженной работе всего предприятия в целом.
В рамках создания системы документооборота нашими сотрудниками проводятся следующие работы:
Документооборот может вестись как на бумажных носителях, так и на цифровых с применением автоматизированной системы учета. Последний вариант является наиболее современным способом, который, к тому же, позволяет оперативно обрабатывать документы и сокращает время работы над ними. (подробно см. здесь)
По результатам анализа и рационализации документооборота наши специалисты разрабатывают инструкции и положения по делопроизводству и осуществляют внедрение этих "знаний" в практическое функционирование предприятия. Так, мы показываем, рассказываем и учим, как следует обращаться с документом вне зависимости от его специфики, чтобы он (документ) приносил лишь пользу, а не создавал дополнительную бюрократическую проволочку даже в рамках одной организации.
Все разработанные правила организации документооборота и ведения делопроизводства соответствуют нормативным стандартам РФ:
В портфель наших услуг входит организация документооборота (централизованного и децентрализованного) в следующих сферах:
Благодаря внедрению рациональной системы документооборота сокращается маршрут движения документопотока, а именно количество служб (отделов), задействованных в обработке документов, и обеспечивается последовательность и единообразие движения документации.
