Электронный документооборот

Электронный документооборот - это автоматизированная система ведения документооборота при помощи средств информационных технологий.

Электронный документооборот ведется при помощи компьютерных средств обработки и хранения информации. Каждый документ представляет собой файл в заданном формате, который хранится на электронном носителе (сервере).

Ведение электронного документооборота имеет целый ряд преимуществ, благодаря которым все больше и больше крупных предприятий переходят на этот вид организации документопотока. Например, за счет возможности параллельной работы над одним документом на различных этапах его движения значительно уменьшается время его исполнения. К тому же, система позволяет оперативно определить ответственного за движение документа. Благодаря грамотной настройке системы исключаются ошибки по дублированию документов. А система оперативного учета позволяет отслеживать движение документа и получать своевременные отчеты.

Специалисты Агентства Синтез имеют успешный опыт по созданию и внедрению электронного документооборота, что достигается за счет собственных разработок, четкого понимания процесса документопотока на предприятии и желании автоматизировать документопоток, что ведет к увеличению производительности и экономии ресурсов (как человеческих, так и временных).

Конфигурация системы электронного документооборота

Система автоматического ведения документооборота разрабатывается на основании структуры компании заказчика и возможности внедрить ее во все производственные процессы. Мы предлагаем как несколько типовых конфигураций, так и индивидуальное проектирование, позволяющее создать максимально эффективную систему.

Наше Агентство создает и внедряет следующие конфигурации электронного документооборота как по отдельности, так и в комплексе:

• управленческий электронный документооборот
• бухгалтерский
• производственный
• кадровый
• складской
• секретный
• архивный и др.

Любой процесс на предприятии может иметь индивидуальную систему электронного документооборота.

Функции электронного документооборота

Электронный документооборот выполняется в порядке движения рукописного документа и проходит несколько стадий:

• создание документа любого профиля и назначения по существующему шаблону
• маршрутизация документа
• контроль и управление движением документа
• обмен документами между структурными элементами организации
• обмен документами с внешними организациями (с участием оператора электронного документооборота)
• поиск необходимого документа, определение стадии его движения
• согласование документа на разных этапах его движения
• автоматическое формирование журналов документов
• создание аналитических отчетов о движении документа
• создание резервных копий

Кроме того, система позволяет создавать уникальные шаблоны и форматы с привязкой к его виду (приказ, договор, распоряжение или др.).

Все файлы электронных документов имеют юридическую силу.

Пользователи системы наделяются разными правами доступа.

Автоматизированная система документооборота имеет высокую степень информационной безопасности, которая обеспечивается благодаря наличию электронной цифровой подписи, аутентификации пользователей системы и шифрованию файлов.

Сотрудники нашей компании предлагают комплексные услуги по созданию и внедрению систем электронного документооборота:

• аудит существующей системы (при наличии)
• разработка необходимой конфигурации и регламента ее работы
• разработка плана внедрения системы
• внедрение, запуск и обучение электронному документообороту
• организация программного и технического оснащения

Это позволяет за счет упорядочивания делопроизводства оптимизировать работу с документами на всех этапах его движения.